Lieli maksājumi var šķist biedējoši, kad vadāt jaunuzņēmumu. Pastāv spiediens, pastāv risks, un vienmēr atskan tā mazā balss, kas jautā, vai jūs tiešām esat vēlreiz pārbaudījis detaļas. Katrs dibinātājs ir bijis tur. Kad esat atbildīgs par tūkstošiem, varbūt pat simtiem tūkstošu nosūtīšanu, kļūdas robeža pēkšņi šķiet mazāka nekā jebkad agrāk. Tāpēc mācīšanās, kā droši rīkoties ar lieliem maksājumiem, nav tikai finanšu uzdevums. Tā ir stabila biznesa galvenā sastāvdaļa.
Šajā rokasgrāmatā ir aprakstīti visbiežāk jaunizveidotajiem uzņēmumiem uzdotie jautājumi par lieliem darījumiem un to, kā ar pārliecību pārvietot naudu.
Kas tiek uzskatīts par “lielu maksājumu” startam?
“Liels maksājums” ir atkarīgs no tā, kur atrodas jūsu starta uzņēmums. Agrīnās stadijas dibinātājam, kurš joprojām sāk darboties, daži tūkstoši dolāru varētu šķist liels lēciens. Finansētām komandām, kas pārvalda pārdevēju līgumus vai ilgtermiņa pakalpojumu līgumus, to skaits var strauji pieaugt.
Izmēram ir mazāka nozīme nekā triecienam. Ja maksājums varētu traucēt naudas plūsmu, aizkavēt darbības vai radīt juridisku vai atbilstības risku, tas ir pietiekami liels, lai to apstrādātu uzmanīgi. Un tas parasti ir brīdis, kad piebremzēt, pārbaudīt visu divreiz un pārliecināties, ka nesteidzies cauri kaut kam, kam būtu jāpievērš lielāka uzmanība.
Kāds ir drošākais veids, kā nosūtīt lielus maksājumus?
Jaunuzņēmumi parasti paļaujas uz dažām standarta metodēm. ACH pārskaitījumi ir lēti un noderīgi periodiskiem maksājumiem, lai gan tie var būt lēni. Karšu maksājumi ir ērti, it īpaši, ja vēlaties strīdu aizsardzību, bet maksas summējas. Pārbaudes joprojām pastāv, taču tās rada kavēšanos un var būt grūtāk izsekojamas.
Daudzas EAM pēc noklusējuma izmanto elektronisko pārskaitījumu, ja ātrumam un noteiktībai ir nozīme. Tas ir vienkārši, ātri un sniedz jums skaidru piegādes sajūtu. Tāpēc daudzi dibinātāji izvēlas nosūtīt a pārskaitījums tiešsaistē tā vietā, lai dotos uz bankas filiāli, it īpaši, ja viņi vēlas ātrāku veidu, kā pārskatīt informāciju un apstiprināt visu pirms nosūtīšanas.
Mērķis ir izvēlēties metodi, kas atbilst jūsu steidzamībai, izmaksu tolerancei un nepieciešamajam uzraudzības līmenim.
Kā jaunuzņēmumi aizsargā pret krāpšanu?
Krāpšana parasti notiek, kad cilvēki ir aizņemti, steidzas vai vienlaikus žonglē ar pārāk daudziem pienākumiem. Jaunuzņēmumi ir īpaši neaizsargāti, jo procesi joprojām veidojas, un dibinātāji bieži vien nodarbojas ar visu, sākot no pārdošanas līdz algu uzskaitei, tajā pašā pēcpusdienā.
Daži ieradumi ļoti palīdz:
Izmantojiet dubulto verifikāciju. Jebkuram rēķinam, kas pārsniedz noteiktu slieksni, ir nepieciešama otra acu kopa. Neatkarīgi no tā, vai tas ir līdzdibinātājs vai finanšu vadītājs, ātra apstiprināšana aptur lielāko daļu krāpniecisku mēģinājumu, pirms tie sākas.
Izveidojiet skaidras apstiprināšanas plūsmas. Kad cilvēki nezina, kurš ko var apstiprināt, lietas kļūst netīras. Izveidojiet vienkāršu sistēmu. Piemēram, maksājumiem, kas mazāki par 5000 ASV dolāru, ir nepieciešams viens apstiprinātājs. Visam iepriekšminētajam ir nepieciešami divi. Ja tas ir starptautisks, tam nepieciešams gan dibinātājs, gan finanses.
Apstipriniet pārdevējus tieši. Vienmēr apstipriniet bankas datus, izmantojot verificētu kanālu. Neuzticieties pārsūtītajiem e-pastiem vai pēdējā brīža izmaiņām. Ātrs zvans var novērst lielus zaudējumus.
Krāpnieki paļaujas uz steidzamību. Noņemot steigu, jūs novēršat lielāko daļu riska.
Kādos drošības rīkos ir vērts ieguldīt laikus?
Jaunajiem uzņēmumiem nav nepieciešami visi uzņēmuma līmeņa drošības produkti. Bet daži pamatnoteikumi ir tālredzīgi.
Bankas autentifikācijas funkcijas. Daudzfaktoru autentifikācija, ierīces atpazīšana un darījumu paziņojumi nav aizraujoši, taču tie ir neticami efektīvi.
Uz lomu balstīta piekļuve. Ne visiem ir vajadzīga pilnīga finansiālā redzamība. Atļauju ierobežošana samazina kļūdu skaitu un samazina iekšējo risku.
Maksājumu brīdinājumi. Brīdinājumi reāllaikā palīdz novērst problēmas, pirms tās kļūst sniega bumbas. Ja kaut kas izskatās neparasti, jūs uzreiz uzzināsit.
Droša komunikācija. Izvairieties no sensitīvas maksājumu informācijas kopīgošanas, izmantojot nejaušus tērzēšanas pavedienus vai e-pasta ziņojumus. Glabājiet visu vienā drošā vietā.
Šie rīki palīdz jūsu komandai paplašināties, nezaudējot kontroli pār būtiskāko.
Kādas atbilstības problēmas būtu jāsaprot jaunizveidotiem uzņēmumiem?
Atbilstība var justies kā labirints, it īpaši, ja ir iesaistīti lieli maksājumi. Bet pamatus ir vieglāk pārvaldīt, ja saprotat, kas rūp bankām un regulatoriem.
Saglabājiet tīru uzskaiti. Saglabājiet detalizētu informāciju, piemēram, kas apstiprināja maksājumus, kā līdzekļi tika nosūtīti un par ko tika segts rēķins. Jūs būsiet par to pateicīgs auditu vai strīdu laikā.
Zināt vietējos un starptautiskos noteikumus. Starptautiskie maksājumi bieži ietver papildu čekus, valūtas konvertēšanu un garākus termiņus. Ja trūkst viena dokumenta, viss var aizkavēties.
Izprotiet noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršanas prasības. Bankas rūpīgi uzrauga lielus darījumus. Ja kaut kas izskatās neparasts vai nekonsekvents, viņi var to apturēt. Uzturoties sakārtoti, lietas norit vienmērīgi.
Izvairieties no izplatītām kļūdām. Steiga, trūkstošo dokumentu noformēšana vai neskaidra komunikācija ir parastie vainīgie. Skaidri procesi lielāko daļu no tā novērš.
Kas dibinātājiem būtu jāzina par laika grafiku un naudas plūsmas riskiem?
Naudas plūsma ir jaunizveidotā uzņēmuma sirdsdarbība, un lieli maksājumi to var ātri pārtraukt. Pat neliela kavēšanās var izraisīt ķēdes reakciju.
Lielākajai daļai lielo maksājumu notiek aizturēšanas periodi vai pārtraukšanas laiki. 16:30 nosūtīts vads var izzust tikai nākamajā dienā. ACH pārskaitījumu notīrīšana aizņem pāris dienas. Starptautiskie vadi? Tie var aizņemt pat ilgāku laiku.
Plānošanas jautājumi. Ja maksājums ir jāveic piektdien, tā nosūtīšana ceturtdienas rītā joprojām var būt par vēlu atkarībā no bankas. Nauda kustas savā tempā. Laika buferu izveide nodrošina jūsu darbību nevainojamu darbību.
Kā jaunizveidotie uzņēmumi risina pārdevēju strīdus vai neveiksmīgus maksājumus?
Strīdi notiek pat tad, ja visi cenšas darīt lietas pareizi. Varbūt rēķins bija nepareizs. Iespējams, kāds pārdevējs piegādāja novēloti. Varbūt banka negaidīti aizturēja maksājumu.
Lūk, kas palīdz:
Visu dokumentē. Rēķini, ziņas, apstiprinājumi, saskaņojumi. Jo organizētāks esat, jo vieglāk ir atrisināt domstarpības.
Sazinieties skaidri. Ja kaut kas nešķiet slikts, savlaicīgi sazinieties un paskaidrojiet, ko redzat. Pārdevēji novērtē skaidrus, tiešus atjauninājumus.
Ja nepieciešams, sazinieties ar savu banku. Ja maksājums šķiet pazaudēts, viņi var to izsekot. Jo ātrāk jautāsiet, jo lielākas iespējas atgūt līdzekļus.
Strīdi var radīt stresu, taču tie ir pārvaldāmi, gatavojoties.
Pēdējie padomi lieliem maksājumiem bez stresa
Jo paredzamāks ir jūsu process, jo drošāks tas kļūst.
Turiet lietas vienkārši. Sarežģītas sistēmas noved pie garām detaļām. Skaidras, atkārtojamas darbības palīdz ikvienam saglabāt līdzību.
Izglītot komandu. Pat ja tikai daži cilvēki apstrādā maksājumus, visi gūst labumu, izprotot pamatus.
Izmantojiet kontrolsarakstus. Katram lielam maksājumam jāveic tās pašas darbības. Apstipriniet informāciju par piegādātāju, pārbaudiet rēķinu, pārskatiet apstiprinājumus un pārbaudiet informāciju.
Konsekvence pasargā jūs vairāk nekā jebkurš rīks jebkad.
Secinājums
Apstrādājot lielus maksājumus, nav jājūtas biedējoši. Jo vairāk struktūras jūs izveidosiet agri, jo pārliecinātāks jūs kļūsiet ikreiz, kad nauda kustēsies. Lieli maksājumi pārstāj justies kā lieli riski un kļūst par ikdienas darbībām jūsu darbplūsmā.
Ja uzticaties savam procesam, nevis reaģējat uz steidzamību, viss kļūst vieglāk.
